Várias encomendas, uma fatura
Junte numa só fatura linhas em aberto de várias encomendas do mesmo cliente. Cada linha mantém a ligação à sua encomenda e não pode exceder o que nela resta.
Gestão de encomendas no Gestix ERP
Gestão de encomendas de cliente com a satisfação visível em cada linha
Registe o que cada cliente encomendou, entregue ou fature por fases, tantas quantas precisar, e veja sempre o que já foi satisfeito e o que fica por satisfazer — na própria encomenda, juntamente com os documentos que a satisfizeram. Faz parte do Gestix ERP para PME de distribuição, retalho e montagem ou produção.
- ProporOrçamento, fatura pró-forma ou estimativa de preço (opcional)
- EncomendarA encomenda de cliente regista o que foi encomendado
- SatisfazerUma guia de remessa ou uma fatura direta, para a totalidade ou parte do que falta satisfazer
- ConcluirSem quantidade restante em nenhuma linha, a encomenda fecha
Do orçamento à encomenda de cliente
Uma encomenda de cliente pode ser introduzida diretamente ou criada a partir de um orçamento, de uma fatura pró-forma ou de uma estimativa de preço, sem voltar a escrever as linhas. Cada passo seguinte é um documento que a sua equipa cria quando a mercadoria ou a fatura estão prontas, e o Gestix propõe as quantidades que continuam em aberto.
Entregue ou fature por fases — e veja o que fica por satisfazer
Uma encomenda é satisfeita por uma guia de remessa ou diretamente por uma fatura. Cada entrega ou fatura criada a partir da encomenda pode abranger toda a quantidade restante ou apenas parte dela, linha a linha: envie já o que está pronto e deixe o resto para mais tarde.
Cada linha da encomenda mostra a quantidade encomendada, quanto já foi satisfeito e quanto resta — as colunas Qtde, Satisfeita e Restante da encomenda. As quantidades ainda não satisfeitas permanecem na mesma encomenda: as encomendas que não podem ser expedidas na totalidade não precisam de um documento separado de encomendas pendentes. A encomenda continua pendente enquanto houver quantidade restante, e a nota Próximos passos indica que as quantidades não satisfeitas podem ser processadas mais tarde.
Cada encomenda guarda o histórico da sua satisfação
Cada encomenda apresenta os seus documentos resultantes: as guias de remessa e faturas criadas diretamente a partir dela para satisfazer as suas linhas. Abra-os a partir da encomenda para ver o que foi entregue ou faturado.
- Guia de remessa a partir da encomenda: satisfaz as quantidades entregues e dá saída da mercadoria do stock.
- Fatura direta a partir da encomenda: satisfaz as quantidades faturadas e dá saída da mercadoria do stock.
- Fatura de uma guia de remessa: fatura mercadoria que já foi entregue. Não volta a satisfazer a encomenda nem movimenta novamente o stock.
Quando nenhuma linha tem quantidade restante, a encomenda fecha. Com a permissão adequada, uma encomenda também pode ser fechada manualmente, libertando o que ainda restar. A faturação de guias de remessa e de outros documentos anteriores é tratada na faturação Gestix.
Exemplo: dez balanças, entregues em duas fases
Um café encomenda 10 balanças digitais para café, juntamente com canecas e chaleiras.
- A linha da encomenda mostra 10 encomendadas, 0 satisfeitas e 10 restantes. Ainda não houve qualquer movimento de stock.
- Quatro balanças seguem numa guia de remessa. A linha passa a mostrar 10 encomendadas, 4 satisfeitas e 6 restantes. As 6 balanças ficam na mesma encomenda, que continua pendente, e a guia de remessa passa a constar dos seus documentos resultantes.
- A guia de remessa é faturada. A encomenda continua a mostrar 4 balanças satisfeitas: faturar a guia de remessa não volta a satisfazer a encomenda nem movimenta o stock uma segunda vez.
- Mais tarde, as 6 balanças restantes são faturadas diretamente a partir da encomenda. A linha chega a 10 / 10 / 0 e, quando nenhuma linha tem quantidade restante, a encomenda fecha. Os seus documentos resultantes indicam a guia de remessa e essa fatura.
A encomenda concluída na imagem acima corresponde a este exemplo.
Encomendas e stocks
Registar uma encomenda regista procura pendente do cliente; não dá saída de stock. A saída de stock acontece quando é registada uma guia de remessa ou uma fatura criada diretamente a partir da encomenda. Cada artigo reflete a quantidade ainda pendente em encomendas de cliente em aberto. O Gestix acompanha essas quantidades como procura e não reserva unidades específicas de stock para uma encomenda.
Na altura de comprar, as sugestões de compra podem ter em conta as encomendas de cliente pendentes, o stock atual, o stock de segurança e as compras pendentes, e acrescentar o resultado como linhas editáveis a uma encomenda a fornecedor.
Também no fluxo das encomendas
Anulações repõem o que resta
Se uma fatura que satisfez parte de uma encomenda for anulada, a respetiva quantidade volta a ficar restante na encomenda, pronta a ser novamente satisfeita.
Condições do cliente na encomenda
Registe na encomenda a referência da encomenda do próprio cliente. Os preços podem vir da tabela de preços do cliente, com os descontos aplicáveis, quando configurado.
Encomendas na moeda do cliente
Quando estão configuradas várias moedas, uma encomenda pode ser emitida na moeda do cliente, com os preços dos artigos convertidos de acordo com a moeda e a data do documento.
Aprovação antes de criar a encomenda
Quando existem limites de aprovação configurados, os orçamentos, faturas pró-forma e estimativas de preço acima do limite do vendedor seguem para autorização de um superior.
Encontrar encomendas em aberto
Pesquise encomendas por estado para listar as que continuam pendentes e abra cada uma para ver o que resta nas suas linhas.
Avalie o Gestix para o seu fluxo de encomendas
A gestão de encomendas de cliente está disponível no Gestix Business Pro e no Gestix Enterprise. Diga-nos como recebe encomendas, entrega e fatura, e ajudamos a avaliar a edição e a configuração adequadas.